In diesem Beitrag widmen wir uns einem Thema, bei dem sich vermutlich die Strategie-Geister scheiden: Der Strategie-Workshop.
Wir möchten dir einen Einblick geben, wie wir Strategie-Workshops verstehen und erleben, und welche Aspekte aus unserer Erfahrung zu einer erfolgreichen Strategieentwicklung und -umsetzung führen.
1. Warum Strategie-Workshops häufig scheitern?
Vermutlich hast du bereits an einem Strategie-Workshop teilgenommen und ich möchte dich dazu einladen, dich in die Situation zurückzuversetzen, als du in diesem Workshop warst. Wenn du dich noch daran erinnern kannst, dann reflektiere einmal, was deiner Meinung nach in dem Workshop nicht so gut funktioniert hat.
Aus unserer Erfahrung sind es häufig folgende Punkte, die dazu führen, dass der Workshop nicht erfolgreich ist:
- Räumlichkeit: z.B. wird der Workshop im eigenen Hause abgehalten oder einfach in einer unpassenden Umgebung (zu fancy oder langweilig und nicht auf den Workshop ausgerichtet)
- Vorbereitung: An dieser mangelt es leider oft. Es fehlt eine klare Agenda und somit auch die Zielsetzung - diese ist nämlich oftmals auch gar nicht vorhanden.
- Häufig ist der Workshop auch gar kein richtiger Strategie-Workshop, sondern eher ein Planungstermin fürs nächste Jahr.
Damit du diese Fehler erst gar nicht machst und dein Strategie-Workshop zielführend ist, lass uns also einen Blick auf das legen, was es braucht, um einen Strategie-Workshop erfolgreich zu gestalten.
2. Wie wird dein Strategie-Workshop zum Erfolg?
Einen Strategie-Workshop zu halten ist zwar eine Kunst, aber es hat auch viel mit Handwerk zu tun - und dazu gehört auch eine gute Vorbereitung inklusive Zielsetzung.
Wir haben für den gesamten Strategieprozess ein System entwickelt, das wir selbst erfolgreich anwenden und auch als digitales Tool für andere zugänglich machen: Der StrategyFrame®
Dieser besteht aus drei wesentlichen Säulen, die sich wie folgt zusammensetzen:
- Situationsanalyse - Wo stehen wir heute und was sind unsere größten Herausforderungen?
- Zielbild - Wo wollen wir hin und welche konkreten Ziele verfolgen wir dabei?
- Handlungsfelder - Wo müssen wir anpacken und Dinge in unserer Organisation verändern?
Auf diesen drei Kernelementen und Modulen baut der gesamte Strategieprozess - und somit auch die Strategie-Workshops - auf.
Da diese Säulen recht komplex sind, empfehlen wir für die Umsetzung auch darauf zu achten, dass genügend Zeit eingeplant ist, um die Workshops nicht zu überladen.
Wir führen beispielsweise mindestens zwei Workshops im Rahmen der Strategieentwicklung durch:
- Workshop 1 ist für die Formulierung der Situationsanalyse und Erarbeitung des Zielbilds.
- Im zweiten Workshop gehen wir dann an die dritte Säule heran, sprich an die Handlungsfelder und Maßnahmenentwicklung.
3. Wer sollte am Strategie-Workshop teilnehmen?
Für den ersten Strategie-Workshop empfehlen wir, dass das oberste Führungsgremium teilnimmt und gegebenenfalls auch die zweite Ebene.
Je nach Ziel und Größe, ist es manchmal auch empfehlenswert ausgewählte Kolleg*innen dazu zunehmen, welche eine andere Perspektive einbringen. Sie helfen, die Denkweise aufzubrechen, sowie eine wertvolle Diversität in der Perspektive aus bzw. auch auf das Unternehmen zu geben.
Wir empfehlen, die Gruppengröße für den ersten Workshop unter 12 Personen zu halten. Es gibt auch Ausnahmen, aber es wird komplexer, anstrengender und braucht andere Methoden, wenn die Teilnehmerzahl höher ist.
Umgekehrt empfehlen wir mindestens 5-6 Personen in der Teilnehmergruppe zu haben.
4. Wie ist der Ablauf eines Strategie-Workshops?
Wir unterteilen den gesamten Prozess in der Regel in zwei Workshops, mit jeweils 2 Tagen.
Wie bereits erwähnt, widmen wir den ersten Workshop den ersten beiden Säulen: Situationsanalyse und Zielbild.
Im zweiten Workshop geht es dann an die dritte Säule und somit an die Handlungsfelder und Maßnahmenentwicklung.
Im Detail sieht der Aufbau dann wie folgt aus:
Strategie-Workshop 1 - Tag 1
Der Strategieprozess fängt nicht erst mit dem Workshop selbst statt, sondern bereits davor. Unsere Devise lautet: Ohne Vorbereitung kein Strategie-Workshop.
Zu der Vorbereitung gehört eine Situationsanalyse. Diese kann beispielsweise am Vorabend stattfinden, in dem sich die Teilnehmer*innen die Zeit nehmen, den Ist-Zustand zu analysieren.
Die vorbereitende Auseinandersetzung ist eine gute Grundlage, um dann am ersten Tag gemeinsam in die Interpretation der Situationsanalyse einsteigen zu können.
Im ersten Strategie-Workshop geht es also erstmal darum, sich der Situation bewusst zu werden und nach dem gemeinsamen Verständnis vom Ist-Zustand kann man sich anschließend mit den Herausforderungen beschäftigen.
Nach diesem Teil des Strategieprozesses ist eine Pause sinnvoll, um anschließend den Blick in die Zukunft zu richten.
An dieser Stelle können wir uns dann dem Wirkungsversprechen widmen, welches der erste Aspekt des Zielbildes ist. Wir empfehlen zwar, diesen Punkt vor den Strategie-Workshop zu stellen, aber häufig gelingt das aus Zeitgründen nicht, daher bauen wir das als Modul in den ersten Workshop ein.
Ein vergleichbarer und empfehlenswerter Prozess ist hier die “Why”-Entwicklung (siehe Simon Sinek 'Start With Why').
Somit sind wir auch schon beim Abschluss vom ersten Tag angekommen.
Strategie-Workshop 1 - Tag 2
Am zweiten Tag geht es darum, das Zielbild weiter auszubauen und zu formulieren.
Wir starten zuerst einmal mit einem Recap vom Vortag und gehen dann in die Ausarbeitung des differenzierten Kundennutzens. Das bedeutet, dass wir die Fragen erörtern: Was macht ihr anders und besser als eure Wettbewerber? Und wie verdient ihr damit überlegene Gewinne?
Dann geht es ans Herzstück des StrategyFrames und somit an die Definition eures Spielfeldes: Zielmärkte, Kundensegmente und Angebot.
In diesem Schritt legt ihr also fest, in welchen Märkten, für welche Kundensegmente und mit welchem Angebot ihr unterwegs sein wollt.
Darauf aufbauend geht es anschließend darum, die Prioritäten für eure Organisation herauszukristallisieren und zu formulieren, wo ihr euch hinentwickeln möchtet. Mit der Formulierung der Ziele und Schlüsselergebnisse sind wir dann auch am Ende des ersten Strategie-Workshops angekommen.
Danach empfehlen wir erstmal Zeit, um alles setzen zu lassen, zu integrieren, sowie im Nachgang gegebenenfalls auch nochmal nachjustieren und spezifizieren zu können.
Wir vereinbaren daher auch gerne einen Zwischentermin bis zum zweiten Workshop, um gemeinsam noch einmal die Bulletpoints durchzugehen.
Strategie-Workshop 2 - Tag 1
Für den zweiten Teil empfehlen wir, den Kreis der Teilnehmer*innen zu erweitern und weitere Führungskräfte - wie etwa aus dem operativen Bereich - mit einzubeziehen. Je nach Größe des Unternehmens empfehlen wir zumindest den gesamten Kern der Führungsebene dabei zu haben.
Natürlich müssen die neuen Teilnehmer*innen dann auch erstmal abgeholt werden. Das sieht dann in der Regel so aus, dass die Teilnehmer*innen von Workshop 1 zunächst einmal den StrategyFrame® und die Formulierungen vorstellen, die im ersten Teil erarbeitet wurden. Dies nimmt oftmals den gesamten Vormittag des ersten Tages ein, da wir immer auch den Raum und die Möglichkeit geben möchten, um die Ergebnisse auch begründen und als Team diskutieren zu können.
Entlang der Ziele werden dann für jedes einzelne Ziel folgende Fragen abgeklopft:
- Wo stehen wir hier heute?
- Wie ist das Zielbild der Organisation auf dieser Zielebene?
- Wie sehen die Lücken aus um diese Zielbild zu erreichen?
Durch diesen Prozess werden dann nämlich die Lücken und der Bedarf sichtbar, die es zu füllen gilt.
Strategie-Workshop 2 - Tag 2
Der zweite Tag startet mit der Ideenentwicklung.
Zunächst können erstmal so viele Ideen wie möglich generiert werden, welche dann entlang der Lücken ausgerichtet werden.
In unserem StrategyFrame® geben wir für diesen Prozess die folgenden 6 Handlungsfelder als Hilfestellung:
- Strukturen und Prozesse
- Menschen (z.B. Personalbedarf, fehlende Skills)
- Kultur
- Data & IT
- Innovation
- Partnerschaft
Entlang dieser Handlungsfelder könnt ihr dann eure Maßnahmen für die Organisation oder das Unternehmen entwickeln.
Mit diesem Schritt sind wir fast schon am Ende des Workshops angekommen, wobei wir abschließend noch die nächsten Schritte und den Fahrplan für die Umsetzung festlegen. Denn selbst die beste Strategie trägt ohne Umsetzung keinen Erfolg.
Die Umsetzung darf daher im Strategieprozess nicht fehlen.
Hierzu gehört auch die gemeinsame Kommunikation und Überführung in die Organisation: >> Wie gehen wir aus diesem Workshop heraus? Wie kommunizieren wir das, was wir hier erlebt und erarbeitet haben? Und wann findet die Vorstellung der gesamten Strategie statt?
Manchmal ist hier im Nachgang noch Feinarbeit notwendig, aber ihr habt an dieser Stelle alle wesentlichen Elemente, um eure Strategie in die Organisation zu tragen und sich im Dialog damit auseinanderzusetzen, bevor es dann an die Umsetzung geht.
Wir empfehlen hier auf jeden Fall auch, der Strategie einen einprägsamen Namen zu geben, damit jeder auch in der Zukunft weiß, wovon die Rede ist. Dieser Schritt kann auch gut als Abschluss des Strategie-Workshops genutzt werden.
Fazit und abschließende Tipps
Diese Vorgehensweise hat sich in unserer Erfahrung wirklich bewährt und bereits vielzählige Erfolge gebracht.
Unser abschließender Tipp ist vermutlich kein klassischer Strategie-Tipp, aber einer, den wir dir wirklich ans Herzen legen möchten:
Unterschätze nicht die Dynamik der Teilnehmer*innen.
Denn so sehr es auch um rationale Entscheidungen geht, so sehr ist auch die emotionale Komponente ein wichtiger Faktor im Strategieprozess und es ist wichtig, diese auszubalancieren bzw. diesen Aspekt positiv zu nutzen.
Es ist eine Chance für einen ersten Schritt zu einem neuen Teamgefühl.
Sorge als Veranstalter daher für ein gutes Umfeld - und damit meinen wir eben nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Energie der Räume und wie ihr als Organisation die Teilnehmer*innen zusammenbringt.
Wir hoffen, wir konnten dir einen guten Einblick geben, wie wir Strategie verstehen und leben.
Wende dich gerne an uns, wenn du noch Fragen hast oder hol dir unser Buch “Hoffnung ist keine Strategie”, wenn du das Thema noch weiter vertiefen möchtest.
Auf unserer Webseite findest du außerdem das StrategyFrame® - unser digitales Strategie-Tool, welches Grundlage für unsere Strategiearbeit ist und welches du unverbindlich und kostenlos testen kannst.